P01 Diagnostisch onderzoek verzuim
Inleiding
Dit product geeft u een gedetailleerd inzicht in uw verzuimproblematiek. De meeste organisaties weten nog wel hoe hoog hun verzuimpercentage is, maar kijken zelden naar andere cijfers zoals: aantal meldingen, verdeling van meldingen naar werkdag, frequent (kortdurend) verzuim. Toch zijn deze cijfers een belangrijke maatstaf om de oorzaken van het verzuim op te sporen.
Door een grondige (statistische) analyse van cijfers uit het verleden kan PVC de oorzaken achterhalen om daarmee te komen tot een verbetering van beleid en reglementen en voorstellen om het verzuim effectief en permanent terug te dringen.
Meten is weten !
Het is een oude timmermanswijsheid die ook geldt voor effectief Verzuimmanagement. Voordat er nagedacht kan worden over beleid, reglement en oplossingen zal er eerst grondig onderzoek moeten worden gedaan naar de verzuimcijfers.
Verzuimcijfers is heel wat meer dan alleen percentages. Er zijn eigenlijk 4 verschillende grootheden van verzuim, waarop je kunt meten, die een relatie hebben met de oorzaken en waarop je ook kunt sturen. Aan het verzuimpercentage zelf kun je eigenlijk weinig zien (behalve als indicatie voor de vraag of je een verzuimprobleem hebt) en het is meer de resultante van die andere grootheden.
De 4 grootheden in het verzuim
Er zijn heel veel cijfers te verzamelen waarop je kunt meten en sturen, maar de belangrijkste zijn:
1. De frequentie
2. Frequent kortdurend
3. Het aantal cases
4. Doorlooptijd van de case
In elke organisatie zal verzuim voor komen. Voor elke organisatie kun je op basis van het aantal mensen in dienst, de inkomensverdeling en de leeftijdsverdeling (methode Verbaan) een voorspelling doen van het minimale aantal meldingen en het minimale verzuimpercentage. De mate waarin het aantal ziek meldingen (frequentie) boven deze norm zit zegt veel over de oorzaken van dat verzuim die in uw organisatie opgesloten liggen.
Het is normaal wanneer een werknemer twee maal per 12 maanden ziek is. Sommigen zijn helemaal niet ziek of maar een keer, maar ook twee keer is niet bijzonder. Vaker als tweemaal per 12 maanden is dat echter wel.
Dat kan het gevolg zijn van domme pech, maar ook een aanwijzing zijn voor een chronisch probleem of de voorbode van langdurig verzuim. Wanneer het aantal mensen dat frequent (kortdurend) verzuimt meer is dan 5 % van het totale bestand of 10 % van diegenen die verzuimen, heeft u een serieus probleem.
Ook bij chronische problematiek kan de juiste aandacht en begeleiding tot belangrijke verbeteringen leiden.
Ook het aantal cases (langer dan 4 weken ziek) is een belangrijke maat voor uw verzuimproblematiek. Ook hier kan met een aangepaste vorm van de methode Verbaan (methode PVC) een goede norm worden gesteld. Is het aantal cases boven die norm dan is dat een belangrijke aanwijzing dat er verbeteringen van de arbeidsomstandigheden noodzakelijk zijn.
Op basis van een categorie indeling van de cases kan er een norm worden gesteld voor de doorlooptijd van een dergelijke case. Indien die in uw organisatie beduidend langer is, betekent dat, dat u extra aandacht moet besteden aan de verbetering van het Case Management.
Uiteindelijk leiden al deze zaken tot een bepaald (te) hoog verzuimpercentages. Bij metingen met percentages wordt al te vaak over het hoofd gezien dat er een belangrijke statistische onzekerheid zit in die cijfers. Naarmate de groepsgrootte waarover gemeten wordt kleiner is en mede afhankelijk van de methode van berekening zijn die cijfers in toenemende mate minder betrouwbaar.
Wanneer u de cijfers van uw organisatie vergelijkt met het landelijk gemiddelde komt u bedrogen uit. Het landelijk gemiddelde is een optelsom van (voornamelijk grotere organisaties) bedrijven waarvan sommige er niets aan doen en anderen wel. Bovendien gebruikt een behoorlijk aantal van deze bedrijven een methode van berekening die volgens het CBS behoorlijk onbetrouwbaar is. (Zie verder)